Какие первичные документы оформить при расчетах с подотчетными лицами

© andranik2018 / Фотобанк 123RF.com

Приказами № 52н, 61н и Методуказаниями к ним для оформления и отражения в учете фактов хозяйственной жизни учреждения, связанных с расчетами с подотчетными лицами, предусмотрен целый блок документов. Однако в Допустимых бухгалтерских записях упоминаются далеко не все из них…

В этом и последующих выпусках рубрики «Первичка – 2026» рассмотрим несколько таких примеров и подскажем, какие формы будет верным оформить при расчетах с подотчетными лицами.

Согласно Методуказаниям к Приказу № 52н Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) применяется для отражения в учете расчетов с подотчетными лицами и формируется на основании определенных унифицированных форм первичных учетных документов. То есть данный документ применяется для отражения в учете расчетов с подотчетными лицами в конкретных случаях, а именно:

• при направлении подотчетного лица в командировку;
• при компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей;
• при осуществлении закупки малого объема (у единственного поставщика) через подотчетное лицо.

Допустимыми бухгалтерскими записями в качестве первичного учетного документа для всех случаев подтверждения подотчетным лицом произведенных им расходов предусмотрен Отчет (ф. 0504520). В том числе и для отражения в учете операций по принятию к учету сумм расходов, произведенных подотчетным лицом – раздатчиком, а также выплаты через подотчетное лицо задолженности по оплате социальных пособий и компенсаций персоналу в денежной форме.

С нашей точки зрения, данный подход вступает в противоречие с Методуказаниями к Приказу № 52н, так как формирование и применение Отчета (ф. 0504520) для учета данной группы операций ими не предусмотрено. Структура формы Отчета (ф. 0504520) содержит в себе лишь два подраздела (1 «Отчет о расходах по командировке (по компенсационным расходам)» и 2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема»), что не позволяет сформировать данный документ по иным расходам подотчетного лица, не связанным с командировкой (компенсацией на проезд) или закупкой.

Несмотря на то, что Авансовый отчет (ф. 0504505) вообще не упоминается в качестве первичного учетного документа в Допустимых бухгалтерских записях, считаем, что в ситуации с иными расходами подотчетных лиц целесообразно применять именно Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением документов, подтверждающих произведенные выплаты (кстати, именно такой подход предусмотрен в Графике документооборота Федерального казначейства при централизации учета). В частности, при выполнении подотчетником полномочий раздатчика можно оформить Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением документов, подтверждающих произведенные выплаты, – например, Платежных ведомостей (ф. 0504403).

Итак, в учетной политике целесообразно закрепить следующий порядок оформления рассматриваемых расчетов с подотчетными лицами:

Хозяйственная ситуация

Первичный документ

Приняты к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем отчету подотчетного лица

1. Отчет о расходах (ф. 0504520) формируется: в случае направления сотрудников в командировку; при осуществлении закупок черед подотчетное лицо; для возмещения расходов на проезд в отпуск и обратно. 2. Если расходы не связаны с закупкой или командировкой (проездом к месту использования отпуска и обратно), отчет о фактических расходах сотрудников следует оформить Авансовым отчетом (ф. 0504505) или иным документом согласно учетной политике (графику документооборота).   Подробнее см. здесь

Источник