Как отразить погашение задолженности подотчетника путем удержания из зарплаты
© mhyimge / Фотобанк 123RF.com
В предыдущем выпуске рубрики «Первичка – 2026» мы начали рассматривать вопросы, связанные с документальным оформлением расчетов с подотчетными лицами. Какой документ – Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) или Авансовый отчет (ф. 0504505) – оформить в той или иной ситуации? В этой части у бухгалтеров возникают определенные сомнения…
Еще одна ситуация, для которой Допустимыми бухгалтерскими записями Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) предусмотрен в качестве первичного учетного документа, – принятие к учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем отчету подотчетного лица в части удержаний из выплат по оплате труда. То есть документ предложен для отражения в учете не только непосредственно расходов, подтвержденных Отчетом (ф. 0504520) и приложенными к нему документами, но и для отражения в учете погашения задолженности подотчетного лица перед учреждением в части неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса путем удержания средств из заработной платы (иных выплат) подотчетника.
Специфика данной ситуации в том, что дата утверждения руководителем учреждения Отчета (ф. 0504520) и дата принятия решения об удержании задолженности подотчетного лица из его заработной платы (иных выплат), как и дата самого удержания, как правило, не совпадают. Принятие решения об удержании задолженности подотчетника из причитающихся ему выплат – самостоятельный факт хозяйственной жизни.
Полагаем, что для отражения данной операции в учете при формировании Учетной политики учреждения (графика документооборота) можно предусмотреть применение Бухгалтерской справки (ф. 0504833) или иного самостоятельно разработанного субъектом учета документа. В свою очередь Отчет (ф. 0504520) в данной ситуации как документ, который подтверждает сумму к возврату (объем задолженности подотчетника перед учреждением), выступает лишь одним из документов-оснований для осуществления удержания – наряду с решением руководителя и согласием работника на удержание.
Итак, в учетной политике целесообразно закрепить следующий порядок оформления рассматриваемых расчетов с подотчетными лицами:
|
Хозяйственная ситуация |
Первичный документ |
|
Погашение задолженности подотчетного лица перед работодателем путем удержания средств из заработной платы |
Бухгалтерская справка (ф. 0504833) или иной самостоятельно разработанный субъектом учета первичный учетный документ, составленные на основании решения руководителя учреждения при наличии согласия «подотчетника» на удержание задолженности из заработной платы (иных выплат).
Подробнее см. здесь |
